6a01b7c82cd82f970b022ad3df4446200b

Když neviditelný robot šetří čas manažerům aneb Automatizace v praxi

PwC Česká Republika

Expense-Bot_1200x628-1 (4)Nechodí, nejezdí, nevaří kafe, dokonce není vidět. Přesto tenhle robot umí usnadnit práci stovkám lidí. Pomáhá automatizovat procesy, které nikoho nebaví.

Kdo by se nechtěl zbavit otrockého, zdlouhavého a nikdy nekončícího vyplňování tabulek a formulářů. Softwaroví roboti tohle zvládají bez remcání. Expense Bot, který vznikl v poradenské společnosti PwC, je přesně ten typ: Tichý a výkonný dříč. V PwC mu svěřili dva systémy, do kterých dosud museli auditoři, manažeři i asistentky zadávat všechny náklady, například ze služebních cest za klienty.

Staré systémy spolu neuměly komunikovat, celou řadu informací bylo nutné zadávat dvakrát na dvou různých místech. Jedna taková služební cesta pak znamenala až 30 minut vypisování nákladů do počítače. A v PwC se za klienty cestuje hodně...

Expense Bot ukazuje, jak efektivně se dá využít automatizace ve velké firmě. Softwarový robot je „vytrénovaný“ tak, že umí sám obsloužit oba staré systémy a zastane většinu manuální práce. Samotné zadávání nákladů je výrazně jednodušší a z půl hodiny se zkrátilo na necelých pět minut. Celková úspora času ve firmě, kde 1 300 lidí zadává tisíce výdajových dokladů, je extrémní.

Výhodou je, že jsme nemuseli nic bořit a složitě předělávat. Expense Bota jsme postavili nad dosavadní systémy, které jsou sice komplikované, ale také jsou za léta dobře vyladěné a fungují. Robot zbavil lidi té nejotravnější části, posbírá od nich data a dál s nimi už pracuje sám,“ popisuje architekt projektu Expense Bot Petr Stejskal.

S malým týmem datových expertů během půl roku vyvinul nejen softwarového robota, ale i nové uživatelské rozhraní. Vyplňování teď probíhá v intuitivní aplikaci snadno a hlavně rychle. Expense Bot funguje na počítačích, ale dá se obsluhovat i z tabletů nebo telefonů s bezpečným připojením k síti.

Posbíraná data navíc umí vyhodnotit, takže společnosti generuje cenné přehledy a statistiky, které doposud nebyly k dispozici. Počítá náklady nebo na mapě světa ukazuje, kde všude se cestuje za klienty. Od marketingu dostal i nové logo a v PwC mu teď hledají přiléhavé jméno.

Má za sebou náročné testování a firma ho postupně zavádí v interní síti. V první fázi ho dostali auditoři, další uživatelé rychle přibývají. Informace o novém pomocníkovi se šíří rychle.

PwC podobné řešení nabízí i klientům, kterým ho dokáže přizpůsobit na míru. Robotická automatizace procesů může lidem ve velkých i menších firmách výrazně usnadnit život. Zbaví je rutinních „hloupých“ povinností a poskytne jim víc času na kreativní práci a byznys.Složitý administrativní proces u nás zatěžoval skoro všechny, od juniorů až po partnery. Naším cílem bylo zjednodušit práci co největšímu počtu lidí a nabídnout jim rychlé a srozumitelné řešení. Myslím, že se to Expense Botu podařilo,“ dodává Petr Stejskal.

A jak si Expense Bot prozatím vede?

Image (6)