Celá řada firem se na jaře potýkala s novými výzvami. Plošná práce z domu nebyla běžná a takřka přes noc se z ní pro velkou část firem stal nový normál. Nyní jsme zpět – po krátkém letním uvolnění opět u počítačů, často v obývacích pokojích nebo kuchyních, a česká společnost se znovu uzavřela. Komunikace v týmu prochází stejnými zkouškami jako na jaře. Proto se s vámi podělíme o tipy agilní komunity PwC, které vám mohou pomoci efektivněji řídit agilní týmy při práci na home office.
1) Zůstaňte osobní i v online světě aneb zapněte si kameru a dejte si online kafe
Pro velkou část lidí je práce z domova náročná z důvodu ztráty osobních kontaktů s týmem. Osobní kontakt je, i přes dramaticky se vyvíjející technologie, stále nenahraditelný. Proto se pokuste co nejvíce se přiblížit atmosféře v kanceláři.
„Přesvědčte své kolegy, aby při konferenčních hovorech používali web kameru,“ radí leader agilní komunity v PwC CZ Kamil Olszynski. „Když se vidíte alespoň na obrazovce, pocit, že spolu sedíte u jednoho stolu, je o něco silnější.“
V kuchyňce u kávy se nějaký čas ještě nepotkáte, zorganizujte proto virtuální coffee breaky. Naplánujte na každý den 15 minut v kalendáři a dejte týmu možnost si u kávy popovídat i o nepracovních tématech. Coffee breaky jsou nepovinné, kdo se připojit nemůže, přijde příště. Jednou za čas uspořádejte celotýmový virtuální oběd.
2) Agilní hygiena – držte se parametrů
V online světě je snadné zapomenout na čas, jsou ale procesy, ve kterých byste se měli držet zavedených pravidel. Agilní řízení je spojeno se stand-upy a ceremoniemi a v obou případech se pravidla vyplatí dodržovat i při práci, která probíhá vzdáleně. Stand-up trvá maximálně 15 minut a má svá pravidla. Veškerá témata, která se netýkají celého týmu, by se měla probírat jinde. Protahování schůzek rozbíjí týmové flow. Agilní ceremonie nesmí suplovat rozhovory při obědě, ve výtahu nebo v kuchyňce. Zaveďte a dodržujte v týmu vyhrazený čas na schůzky.
Komunikovat s týmem je v čase, kdy jsou všichni nucení pracovat z domu, naprosto klíčové. Nevzdávejte se proto retrospektivy. Využijte digitální nástroje, například Miro – online nástroj, který vám vynahradí absenci flipchartu, nebo jiného analogového média, na které jste zvyklí – podněty z retrospektivy přetavte v akční body s konkrétním řešením a řešení dotahujte. „Role scrum mastera je v těchto situacích klíčová, očekávám, že budou propojovat lidi a týmy a tím maximalizovat efektivitu,“ doplňuje Kamil Olszynski.
Určitě znáte ten pocit, že se topíte ve schůzkách celý den a nestihnete si ani uvařit kávu. Vyzkoušejte zavést zvyk začínat každý meeting 5 minut po oficiálním začátku a končit 5 minut před oficiálním koncem. Takto se bude celý tým snažit probrat agendu co nejefektivněji a každý účastník ušetří 10 minut.
3) E-maily? Offline svět? Toto není agile
Komunikujte v reálném čase – přes Whatsapp, Skype, Teams, Zoom, ale vyberte si jen jeden. Je naprosto nezbytné, aby pro všechny v organizaci fungoval pouze jeden unifikovaný nástroj pro digitální spolupráci. Současná situace je unikátní příležitost pro zefektivnění týmové komunikace. Používejte komunikační nástroje, které podporují i sdílení dokumentů. Takto bude mít váš tým neustále aktuální informace na jednom místě. „Svým lidem jsem e-maily zakázal,“ říká Kamil Olszynski. „Argument, že už týden čekám na odpověď na e-mail, pro mě není relevantní. Waiting is not an action. Pokud od někoho něco potřebujete, zavolejte mu. E-maily používejte pouze v případě, že potřebujete prokazatelnou oficiální komunikaci.“
PLUS: Využijte sílu retrospektivy a povzbuďte tým, ať je spolutvůrcem pravidel a nápadů pro Vaše lepší online fungování!
Agilní komunita, která vznikla v rámci Technology Consulting v PwC, dokazuje, že agile není jen buzzword. Je vnitřně organizována jako Scrum s pravidelnými ceremoniemi, jako je sprint planning, retrospective nebo refining. Také k řízení úkolů používáme reálný nastroj, běžný u agilních projektů našich klientů.
Většina našich klientů totiž už agilní metody řízení používá, a proto je důležité jim rozumět a umět klientům i v této oblasti pomáhat. Sdílíme zkušenosti z projektů vedených agilní metodou, budujeme si znalostní bázi pro náš vlastní tým a tyto zkušenosti tak můžeme využít u dalších klientů.