Téměř každé serióznější vyšetřování v dnešní době zahrnuje nějakou formu procházení (elektronické) komunikace. Jedině tam lze často najít vysvětlení vyšetřovaných akcí, důkaz úmyslu nebo rozsah lidí, kteří o vyšetřované věci vědí nebo jsou do věci zapojení.

Z eDiscovery, jak se technologiím pro procházení elektronické komunikace říká, se díky velké poptávce v posledních letech stala komodita a na trhu je řada více či méně sofistikovaných eDiscovery platforem s mnoha schématy, jak si eDiscovery pořídit. V České republice jsme s eDiscovery výrazně pozadu v porovnání se západními zeměmi EU, ale i v porovnání se sousedním Polskem a Maďarskem. Ačkoli soudy správně zajištěné e-maily a další elektronické důkazy nijak zásadně nezpochybňují, hlavní příčinu relativně malého využívání tohoto zdroje informací vidím v neznalosti a obavy z přílišných nákladů na vyšetřování.

Jaká jsou tedy pro a proti, která je třeba zvážit při nákupu eDiscovery služeb?

1. in-house eDiscovery

Výhody vlastního eDiscovery řešení jsou jasné – je okamžitě k dispozici, nemusíte poptávat a vyhodnocovat nabídky, sepisovat smlouvy. Máte nad daty i nad celým procesem naprostou kontrolu a sami si řídíte náklady.

Ideální? Ano, pokud jste velká korporace, která provádí vyšetřování denně.

Hlavní nevýhody in-house eDiscovery jsou cena a náročnost na lidské zdroje. Kromě vlastního hardware, který musí být dostatečně robustní a bezpečné, je zapotřebí drahé licence na software na zpracování, hostování a procházení dat a také personál, který dokáže hardware i software administrovat – minimálně jeden zaměstnanec na plný úvazek, většinou ale více. Licence na software dnes téměř vždy zahrnují předplacení vysokého ročního objemu zpracovaných a revidovaných dat předem (v řádech desítek tisíc euro).

2. Pay-as-you-go eDiscovery

Alternativou k předplacenému in-house řešení je najmout si některou z konzultačních firem, které eDiscovery nabízejí a využít jejich licence, zkušené experty i existující hardware. Odpadají starosti s údržbou, platí se jen za reálně zpracovaná data, nejsou potřeba žádní vyškolení zaměstnanci.

Ideální? Ano, pokud potřebujete eDiscovery jednorázově a pokud čekáte spíše menší vyšetřování v řádech jednotek zaměstnanců a několika málo týdnů až měsíců.

I když si v rámci Pay-as-you-go můžete určit objem zpracovaných dat, může se stát, že prostě vyšetřování naroste nad očekávanou úroveň nebo se objeví další vyšetřování. V takovém případě se náklady na pay-as-you-go eDiscovery začnou prodražovat. Důležitějším problémem je ale samotný výběr a nasmlouvání eDiscovery služeb. Většinou se tak děje pod silným časovým tlakem a není prostor pro detailní výběr, porovnání schopností, zkušeností a ceny jednotlivých nabídek.

3. eDiscovery jako služba (SaaS, software as a service)

Trendem, který pozorujeme v poslední době, je nabízet celý eDiscovery proces jako službu. Technologické společnosti, dedikovaní eDiscovery poskytovatelé, nebo konzultační společnosti zaměřující se na vyšetřování nabízejí své přebytečné kapacity vyplývající z jejich „high volume“ smluv s různými poskytovali eDiscovery softwaru.

V rámci těchto SaaS nabídek lze za roční předplatné (řádově menší než nákup předplacených licencí) získat „kredit“ na zpracování, hosting a review elektronických důkazů. Samozřejmostí je možnost navýšení tohoto kreditu, pokud je potřeba.

Výhody jsou jasné – pokud čekáte alespoň jedno vyšetřování ročně, roční předplatné se zaplatí, máte možnost kdykoliv rozšířit požadované služby, jde o velice rychlou službu, protože smluvní podmínky jsou vyřešené dávno před reálnou potřebou služeb a máte garantované experty, kteří se vám věnují. Většinou jsou tyto služby stavěné s velice uživatelsky příjemným online rozhraním a různými manažerskými přehledy.

Ideální? Ano, pokud jste malá až střední právní firma nebo korporace s větším nebo několika menšími vyšetřováními. Tento model nejčastěji vidíme u menších bank, právních kanceláří nebo větších průmyslových holdingů.

Neexistuje nejlepší model, jak si zajistit eDiscovery služby, každý má svá pro a proti. I když není výběr vhodného řešení žádná velká věda, v okamžiku potřeby nejspíš nebude čas si vše důkladně promyslet a zvážit. Navíc bude potřeba vyřešit, jak vůbec důkazy správně zajistit a kde je najít. Snad bude čtenářům toto základní rozdělení ku pomoci.

Jakub Javorský

expert na forenzní služby, PwC Česká republika